Spotkanie z kontrahentami – jak się do niego przygotować?

Przed Tobą pierwsze spotkanie z kontrahentami? Sprawdź nasze wskazówki!

Chcesz jak najlepiej przygotować się do spotkania z kontrahentami? Nie zapomnij uwzględnić w swoich planach miejsca, w którym je przeprowadzisz. Podpowiadamy, jakie aspekty wato wziąć pod uwagę, jeśli zależy Ci na budowaniu profesjonalnego wizerunku firmy

Zadbaj o odpowiednie miejsce

Jeśli pracujesz w niewielkim biurze lub jesteś indywidualnym przedsiębiorcą i działasz zdalnie, powinieneś dobrze zastanowić się nad miejscem, w którym przeprowadzisz spotkanie. Najlepszym wyborem będzie sala konferencyjna, którą możesz wynająć na godziny. Cena najmu uzależniona jest nie tylko od liczby godzin, ale też osób, które będą uczestniczyły w organizowanym przez Ciebie spotkaniu.

Na jakie aspekty powinieneś zwrócić uwagę, poszukując odpowiedniej sali konferencyjnej?

• Lokalizacja. Zatroszcz się o swoich kontrahentów i wybierz dobrze skomunikowaną okolicę. Sprawdź, czy w pobliżu dostępne są miejsca parkingowe i czy adres jest dobrze znany w Twoim mieście. Unikaj biur położonych na obrzeżach i zweryfikuj, czy wybrane przez Ciebie miejsce jest przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami – unikniesz w ten sposób nieprzyjemnych sytuacji.
• Wnętrze biurowca. Zdjęcia nie zawsze oddają rzeczywistość, dlatego warto sprawdzić, jak faktycznie wygląda wybrane przez Ciebie miejsce. Jak rozpoznać profesjonalną firmę? Planując wynajem sali konferencyjnej, zapytaj, czy mógłbyś wcześniej ją obejrzeć. Odmowa powinna wzbudzić Twoje wątpliwości.
• Obsługa recepcyjna. Niektórzy kontrahenci mogą się spóźnić lub potrzebować pomocy. Zweryfikuj, czy w biurze, które wybrałeś, możesz liczyć na obsługę recepcyjną. Jeśli nie – powinieneś zadbać o osobę, która zaopiekuje się osobami biorącymi udział w organizowanym przez Ciebie spotkaniu.

Wybierz w pełni wyposażoną salę konferencyjną

Jeśli podczas spotkania chciałbyś zaprezentować swoim kontrahentom treści multimedialne, wybierz w pełni wyposażoną salę konferencyjną. Powinien znajdować się w niej monitor LCD lub rzutnik oraz tablica – pamiętaj, że większość osób to wzrokowcy, więc nie powinieneś koncentrować się wyłącznie na przekazie słownym.

Zadbaj, aby pomieszczenie było klimatyzowane – pozwoli Ci to na przeprowadzenie spotkania w komfortowych warunkach. Dowiedz się, czy uczestnicy mogą poczęstować się kawą, herbatą lub wodą. Chociaż ta opcja powinna być standardem, wiele firm pobiera dodatkowe opłaty za napoje.

Nie zapomnij o wysokim poziomie merytorycznym

Znalazłeś odpowiednie miejsce i salę, która pozwoli Ci na przeprowadzenie spotkania z kontrahentami? Nie pozostaje Ci nic innego, jak odpowiednio się przygotować. Postaraj się być naturalny i przekonujący. Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia, skorzystaj z pomocy profesjonalistów — uzyskasz na organizowanych przez StartUp Booster.