Na te kwestie zwróć uwagę, zanim wynajmiesz salę konferencyjną

Marzysz o spotkaniu, które na długo pozostanie w pamięci uczestników? Sprawdź, o jakie aspekty warto zadbać, aby uniknąć rozczarowań.

Wynajęcie odpowiedniej sali nie może być trudne: wystarczy wybrać dogodną lokalizację, skontaktować się z właścicielem biura i ustalić szczegóły. Wiele firm stosuje formularze kontaktowe, więc cały proces zajmuje maksymalnie pięć minut.

Niestety, to tylko pozory. Jeśli myślisz o udanym spotkaniu, musisz zwrócić uwagę na wiele innych aspektów.

Jak wynająć odpowiednią salę konferencyjną?

Przede wszystkim dokładnie określ liczbę uczestników i wybierz odpowiednią przestrzeń. Zbyt mała sala sprawi, że uczestnicy poczują się nieswojo, natomiast zbyt duża spowoduje poczucie pustki i zmniejszy interakcję między uczestnikami.

Zweryfikuj również, czy sala jest wyposażona w niezbędne sprzęty. Organizatorzy często zakładają, że w każdym pomieszczeniu znajdą standardowy sprzęt audiowizualny, co prowadzi do wielu nieporozumień. Jeśli w ofercie brakuje informacji o rodzaju wyposażenia, zwróć się do właściciela sali i upewnij się, że znajdziesz  w niej projektor lub ekran. Przy wynajmowaniu większego pomieszczenia  dopytaj również o rodzaj nagłośnienia.

Nie zapomnij zadbać o logistykę – sprawdź, czy w pobliżu dostępny jest parking samochodowy i przystanki komunikacji miejskiej. Wybieraj biura, które zlokalizowane są w dobrze skomunikowanej okolicy i oferują udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami.

Na koniec upewnij się, że możesz liczyć na obsługę recepcyjną, dostęp do wody i kawy oraz pomoc techniczną. Jeśli właściciel sali nie jest w stanie zaoferować Ci tych udogodnień, zadbaj o nie we własnym zakresie, aby spotkanie było komfortowe dla wszystkich uczestników

Co zrobić, aby spotkanie przebiegło bezproblemowo?

Jeśli zależy Ci na komfortowym spotkaniu, zadbaj o przygotowanie logistyczne i organizacyjne. Sporządź plan spotkania, uwzględniając agendę, harmonogram oraz listę uczestników. Upewnij się, że wszyscy zaproszeni otrzymali niezbędne informacje (data, godzina, miejsce spotkania) oraz ewentualne materiały do przygotowania. Postaraj się z wyprzedzeniem przetestować sprzęt audiowizualny i upewnić się, że jest on sprawny oraz zgodny z wymaganiami technicznymi prelegentów.

Zadbaj również o odpowiednie przygotowanie sali – ustawienie stołów i krzeseł zgodnie z preferencjami uczestników, dostęp do niezbędnych materiałów biurowych oraz czytelne oznaczenia. Pamiętaj o zrobieniu przerw na kawę i posiłki, co pozwoli uczestnikom na chwilę wytchnienia i regenerację sił. Jeśli to możliwe, skorzystaj z usług profesjonalnej obsługi recepcyjnej, która pomoże w koordynacji przybycia uczestników oraz w rozwiązywaniu ewentualnych problemów technicznych.

Nie zapomnij także o aspektach komunikacyjnych – zapewnij, aby każdy miał możliwość wyrażenia swojego zdania i aktywnego uczestnictwa w dyskusji. Warto również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za moderowanie spotkania, która zadba o jego płynny przebieg i przestrzeganie harmonogramu. Dobre przygotowanie, dbałość o szczegóły i sprawna komunikacja to kluczowe elementy, które zapewnią, że spotkanie przebiegnie bez zakłóceń i przyniesie oczekiwane rezultaty.

Wynajmij salę konferencyjną w Biznes Zone

• i zorganizuj spotkanie, które na długo pozostanie w pamięci!
• Obsługa recepcyjna i wsparcie techniczne
• Darmowe napoje dla uczestników spotkania
• Niskie ceny, elastyczne warunki

Wiemy, jak wspierać przedsiębiorczość. Pomożemy też Tobie!