Rozważasz wynajem biura? Sprawdź, jakie pojęcia warto znać

Wybranie odpowiedniego biura dla firmy nie jest łatwe — szczególnie jeśli dopiero wchodzisz na rynek i nie do końca wiesz, od czego zacząć poszukiwania. Z myślą o Tobie przygotowaliśmy słownik pojęć, które warto znać, aby zrozumieć ofertę i warunki podpisywanej umowy.

Hot desk

Elastyczna forma organizacji przestrzeni biurowej, w której wynajmujący nie posiadają stałych miejsc pracy. Zamiast tego, w zależności od dostępności, mogą korzystać z dowolnego wolnego biurka w ogólnodostępnej, otwartej przestrzeni.

Biurko dedykowane

Stanowisko przypisane do konkretnego najemcy. W przeciwieństwie do hot deskingu, w tym modelu najemca ma wyłączne prawo do korzystania z określonego biurka i wszelkich jego elementów (na przykład prywatnej, zamykanej szafki).

Biuro serwisowane

Gotowe do użytku przestrzenie biurowe, które są zarządzane przez firmę świadczącą usługi biurowe. W ramach biura serwisowanego, przedsiębiorcy lub firmy mogą wynająć biuro, gabinet, czy nawet całe piętro, z dostępem do wspólnych udogodnień. Usługi biurowe obejmują zazwyczaj recepcję, obsługę poczty, sprzątanie oraz dostęp do kuchni czy sal konferencyjnych.

Biuro wirtualne

Usługa oferująca firmom adres do rejestracji firmy, obsługę administracyjną i czasowe korzystanie z przestrzeni biurowej bez fizycznego wynajmowania stałej przestrzeni.

Biurowce klasy A, B i C

System klasyfikacji biurowców na klasy A, B i C jest powszechnie stosowany w branży nieruchomości komercyjnych, zwłaszcza w kontekście budynków biurowych. Klasyfikacja ta pomaga zarówno właścicielom, jak i najemcom zrozumieć poziom jakości, standardów i prestiżu danego obiektu. Literą A oznaczone zostają najbardziej prestiżowe lokalizacje, zaś literą C – te najmniej atrakcyjne (na przykład znajdujące się na obrzeżach miasta).

Fit out

Proces dostosowywania przestrzeni biurowej do potrzeb wynajmującego. Może obejmować projektowanie i wykonawstwo prac remontowych, instalacyjnych, oraz dostosowywanie wnętrza pod konkretne wymagania i styl pracy firmy. Fit Out może dotyczyć zarówno biur tradycyjnych, jak i przestrzeni biurowych opartych na koncepcji otwartego biura. W przypadku fit outu uwzględnia się zarówno aspekty estetyczne, ergonomiczne, jak i funkcjonalne, dostosowując biuro do specyfiki działalności firmy oraz preferencji pracowników.

Powierzchnia użytkowa i netto

Podczas oglądania ofert biur często natkniesz się na dwie ważne liczby — powierzchnię użytkową i netto. Powierzchnia użytkowa obejmuje całą przestrzeń, w tym korytarze i pomieszczenia pomocnicze, podczas gdy powierzchnia netto to sama powierzchnia biurowa. Znalezienie równowagi pomiędzy tymi dwoma wartościami jest kluczowe dla efektywnego planowania przestrzeni.

Wspólna przestrzeń

Obszary, które są wspólne dla wszystkich najemców. Należą do nich strefy relaksu, kuchnia, jadalnia i wszystkie inne biurowe obszary, z których najemcy mogą korzystać bez żadnych ograniczeń i dodatkowych opłat.

Opłaty i usługi dodatkowe

Czynsz najmu

Opłata, jaką najemca płaci właścicielowi nieruchomości za korzystanie z danej przestrzeni. Jest to zazwyczaj miesięczna kwota, która obejmuje koszty związane z wynajmem danej nieruchomości, ale może również zawierać inne elementy związane z funkcjonowaniem obiektu biurowego. Elementy składające się na czynsz mogą różnić się w zależności od umowy najmu i standardów danej lokalizacji.

Wynajem/najem

Oba pojęcia są tożsame i oznaczają przejęcie przez najemcę odpowiedzialności za korzystanie z przestrzeni biurowej na określony czas, zazwyczaj na podstawie umowy najmu. Umowa określa warunki najmu, czynsz, okres umowy, a także inne kluczowe kwestie.

Koszty eksploatacyjne

Koszty eksploatacyjne, znane również jako opłaty eksploatacyjne lub opłaty za utrzymanie, to dodatkowe koszty związane z utrzymaniem i zarządzaniem budynkiem biurowym, które są naliczane dodatkowo do czynszu najmu. Mogą one obejmować opłaty za wodę, prąd i media oraz usługi dodatkowe, ale niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania biura (np. serwis sprzątający).

Zaliczka

Kwota wpłacana przez potencjalnego najemcę właścicielowi nieruchomości na potwierdzenie chęci wynajęcia przestrzeni biurowej. Zaliczka pełni funkcję zabezpieczającą, zwłaszcza jeśli umowa najmu obejmuje okres oczekiwania na dostosowanie przestrzeni do potrzeb najemcy. W przypadku zawarcia umowy, zaliczka może być potrącona od całkowitej kwoty najmu lub zwrócona (zależnie od ustaleń w umowie).

Zadatek

Kwota uiszczana przez potencjalnego najemcę; stanowi gwarancję zainteresowania danym biurem. Jeśli transakcja wynajmu nie dojdzie do skutku z winy najemcy, zadatek może być utracony na rzecz właściciela nieruchomości (w przeciwieństwie do zaliczki, nie podlega on zwrotowi).

Kaucja

Kwota, którą najemca wpłaca właścicielowi nieruchomości jako zabezpieczenie przed potencjalnymi szkodami w trakcie okresu najmu. Ma na celu ochronę właściciela nieruchomości przed ewentualnymi stratami finansowymi wynikającymi z uszkodzeń lub zaniedbań najemcy.

Usługi administracyjne

Dodatkowe usługi oferowane przez właściciela nieruchomości, mające na celu ułatwienie i usprawnienie codziennego funkcjonowania najemców. Te usługi są zazwyczaj świadczone w ramach opłat dodatkowych, obok czynszu najmu, i mogą różnić się w zależności od charakteru nieruchomości i standardów oferowanych na danym rynku.

Umowa i kwestie formalne

Rzut lokalu/biura

Plan przestrzenny pomieszczeń w danej nieruchomości, zazwyczaj w formie rysunku lub planu, przedstawiającego układ pomieszczeń, korytarzy, okien, drzwi i innych elementów architektonicznych.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Dokument sporządzany przy przekazywaniu przestrzeni najemcy. Stanowi odniesienie do stanu technicznego biura w momencie rozpoczęcia najmu i jest podstawą do oceny ewentualnych szkód lub zmian w trakcie trwania umowy najmu. Po zakończeniu najmu protokół zdawczo-odbiorczy może być również używany do oceny, czy wszelkie naprawy lub zmiany zostały zrealizowane zgodnie z umową.

Elastyczna umowa

Współczesne firmy często potrzebują elastyczności w zakresie przestrzeni biurowej. Upewnij się, że umowa najmu oferuje pewną elastyczność, pozwalającą na dostosowywanie przestrzeni do zmieniających się potrzeb firmy.