Jak zwiększyć efektywność pracy? 8 praktycznych wskazówek

“Work smarter, not harder”. Przeczytaj nasz poradnik i dowiedz się, jak pracować efektywnie (ale niekoniecznie ciężko).

Twoja efektywność spada, a Ty nie potrafisz sobie z tym poradzić? Sprawdź, jak uczynić swoją pracę bardziej efektywną (i w konsekwencji tego szybciej uporać się z obowiązkami)

Od A do Z? Nie zawsze!

Wykonywanie wielu zadań jednocześnie jest postrzegane jako najprostsza droga do popełnienia błędu. I o ile ta zasada ma swoje odniesienie w przypadku zawodów, które wymagają dużego skupienia (czyli tych analitycznych), może skutecznie blokować osoby pracujące w branży kreatywnej. Dlaczego? Już wyjaśniamy.

Gdy myślimy o pracowniku biurowym, zazwyczaj mamy przed oczami księgową, analityka danych lub logistyka – rzadziej managera ds. kontentu, grafika czy projektanta.

Sęk w tym, że każda z tych grup działa nieco odmiennie – o ile w zawodach analitycznych najczęściej spotkamy lewopółkulowców, dla których wyznacznikiem skutecznej pracy jest trzymanie się wcześniej ustalonego planu, o tyle w branży kreatywnej dominują prawopółkulowcy, na których wszelkie schematy i sztywne ustalenia mogą działać demotywująco. Zdarza się bowiem, że w danym momencie nie mają oni wystarczających pokładów kreatywności, aby zająć się konkretnym zadaniem, natomiast przypływ weny sprawia, że znają już rozwiązanie innego, odłożonego na później.

Od trzymania się sztywnych zasad ważniejsze jest więc dopasowanie planu działania do swojej osobowości. Jeśli monotasking jest dla Ciebie katorgą, śmiało porzuć go w kąt na rzecz większej elastyczności.

Efektywność ≠ praca bez przerwy

Twój mózg ma ograniczone zasoby. Filiżanka kawy może Cię pobudzić, ale nie sprawi, że będziesz w stanie pracować przez cały dzień na najwyższych obrotach. Większość pracowników jest w stanie skupić się na swoich obowiązkach nie dłużej, niż przez godzinę. Jeśli czujesz się ekstremalnie zmęczony, odejdź od komputera, wyjdź na dziesięciominutowy spacer lub spędź chwilę w absolutnej ciszy. Naucz się zarządzać swoją energią i nie pracuj ponad siły – raz, że dość szybko poczujesz spadek wydajności, dwa – istnieje większe ryzyko, że popełnisz błąd.

Zdefiniuj priorytety

Jeśli wykonujesz wiele zadań jednocześnie, ważne jest, abyś już na początku nadał im priorytety – ten sposób pozwoli Ci zapanować nad chaosem, który często wkrada się do życia wielozadaniowców. Weź pod uwagę deadline’y i czas, jaki musisz poświęcić na realizację każdego zadania. Następnie zweryfikuj, czy pomiędzy poszczególnymi projektami występuje zależność (być może są takie, których nie możesz rozpocząć przed zakończeniem poprzedniego). Podziel zadania na najważniejsze i te, które mogą zostać wykonane później.

Sprawdź, kiedy jesteś najbardziej wydajny

Przychodzisz do pracy skoro świt i przez kilka godzin czekasz na przypływ energii? To sygnał, że Twój organizm potrzebuje zmiany. Jeśli masz taką możliwość, spróbuj zmodyfikować swój tryb dnia – rano zajmuj się obowiązkami domowymi, a wieczorem – pracą. Są osoby, którym najlepiej pracuje się późnym wieczorem. Jeśli Ty również do nich należysz, być może nie warto walczyć ze swoim organizmem?

Wybierz otoczenie, które sprzyja pracy

Chociaż praca w trybie home office może zwiększyć efektywność, nie sprawdzi się w przypadku osób, które mają problemy z organizacją. Mnogość bodźców, brak konieczności wstania z łóżka i zatarcie granicy pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym to tylko niektóre z problemów.

Uważnie obserwuj swój organizm i wybierz otoczenie, które sprzyja efektywnej pracy. Biurko w coworkingu możesz wynająć już za 300 zł miesięcznie. Większa produktywność to dla freelancera większe zarobki – może się więc okazać, że wcale nie będziesz na tym stratny!

Nie przesadzaj z kawą

Należysz do osób, które bez kawy czują się jak zombie?
Pamiętaj, że kofeina uzależnia. Wypicie pięciu filiżanek wcale nie spowoduje, że Twój umysł zacznie pracować na najwyższych obrotach, ale wręcz przeciwnie – zdekoncentruje Cię i sprawi, że nie będziesz w stanie efektywnie wykonywać swoich obowiązków.

Jeśli brakuje Ci energii, przyjrzyj się swojemu trybowi życia. Wprowadź więcej ruchu, postaw na zdrową dietę lub ustal stały plan dnia, którego będziesz się trzymać.

Pozbądź się rozpraszaczy

Jeśli chcesz pracować efektywnie, musisz zminimalizować liczbę bodźców, które niepotrzebnie Cię rozpraszają. Wycisz telefon i połóż go ekranem do dołu, sprzątnij w biurka wszystkie rzeczy i pozostaw jedynie te, których naprawdę potrzebujesz do pracy. W tym przypadku sprawdza się prosta zasada: im mniej, tym lepiej.

Nie porównuj się z innymi

Jesteś ciekawy, jak ze swoimi obowiązkami radzą sobie Twoi współpracownicy albo inne osoby z branży? Zanim zaczniesz się z nimi porównywać, weź pod uwagę, że takie działania wcale nie wpłyną na Ciebie motywująco. Zamiast faktycznie pracować, zaczniesz zadręczać się myślami, które oddają Cię od realizacji zamierzonych celów.

Myśl o tym, co jest tu i teraz i rozwijaj się we własnym tempie – inne osoby nie powinny być dla Ciebie wyznacznikiem.